如果说开会的目的在于沟通，那么经理人应该向团队灌输一种观念，那就是沟通的关键在于“实时性”，而不是把团队成员从手边的工作拉开，把可以拿来执行任务的真实且宝贵的时间，都用在开会上。

　　简单说，有效能的经理人会善用真实时间之外的机会、活用非会议的方式来收集看法、传达指令，而要做到这一点，关键点就在于科技。科技不但能帮助经理人在某种程度上取代会议，松绑所有与会者的时间，也能让自己更开放、更容易被找到，展现出平易近人的感觉。

　　不过，科技发展日新月异，经理人也不宜“为了科技而科技”，因此可参照以下4个原则，来判断哪些科技或工具，最有助于你和你的团队保持联系。

　　1.能多快就让你收到报告？没有什么方法比接到团队成员的每日例行报告，更能将开会次数降到最低了。部属的每日例行报告，不但有助于经理人了解项目的进度、工作的成败，也能够深入掌握员工在工作现场所碰到的问题，并且征询他们的意见或建议。

　　因此，基于快速收到例行工作报告且减少会议的考虑，经理人应选择能让这类报告易于制作、传送和存取的科技，包括电子邮件，或者透过网络建立可共享的档案。

　　2.是不是能让你追根究柢？有效率的经理人的开关永远都是开启着的，他们有着机警而追根究柢的本性，不会受到日程表和实际环境的架构限制，因此应选择能够让人和信息都容易亲近，并且让许多信息都近在手边的科技。

　　善于利用网络科技，以搜寻及掌握充分信息，已是经理人的必备技能，而随着黑莓机和3G行动电话的普及，更使得经理人随时都能追踪自己与团队成员的工作进度。因此，在接获部属的进度回报时，经理人若有所疑虑，或要进一步了解有关报告的后续问题，除了透过电话、简讯或语音留言等方式沟通之外，也可透过在线实时通讯、语音邮件或视讯会议等软件，立即询问相关人员，并给予特别的指示——这类工具尤其适用于管理分散于全球各地的虚拟团队。

　　3.和你团队之外的系统是否兼容？最好的沟通是能延伸到你的团队或公司之外。在这一点上，目前已四通八达的电子邮件，无疑是最有效的工具，对于你公司之外的组织一起规画或协调时，非常有帮助。

　　4.是不是真的必要？如果没有使用某种科技的必要，就要三思而行。而且在考虑有哪些科技可用时，也要顾及你周围团队的计算机或技术程度。

　　使用通讯科技是为了促成实时的沟通、降低差旅费用、减少不必要的会议，以及有效地管理虚拟团队，如果一味地追求最先进复杂的科技，反而造成团队成员的学习或沟通阻碍，那就本末倒置了。在很多情况下，电子邮件和语音邮件，仍旧是最基本、却也最有效的沟通工具。

　　一个注重时间的经理人，会时时对于新的通讯科技保持高度兴趣，因为他们在乎的是讯息的收集与散播功能，而非是否赶得上潮流、是否最昂贵或最先进。因此，一旦戒掉对于开会的胃口之后，经理人往往能发现，有许多科技工具能够为他们所用。

　　不过，要藉助科技来促进意见交流，又能辅佐经理人的时间管理哲学，还要谨记“凡事适量”的原则。科技终究是少了语气、表情、声音、肢体语言的沟通工具，有时难免会发生过滤、甚至扭曲讯息的效应。

　　所以，真正懂得活用科技的经理人，都会同时使用多种科技，并且会定期地询问团队成员和他们所接收到与诠释的讯息，是否和他的原始用意相符，有没有什么不对的地方。

　　(取材自《别开会了，赶快做！》，蓝鲸出版。)

　　(摘自台湾《经理人月刊》2009年6月号)