已故管理大师彼得•德鲁克(Peter F. Drucker)曾指出， 要做一位有效的管理者，很重要的一件事是：不开无效的会议。 没有效果的会议就是浪费时间，开有效的会议，主管才能创造高效能。

　　“抱歉，王经理现在正在开会，需要我帮您留言吗？”

　　“对不起，陈副总这个星期每天都排满会议，帮您约下星期的时间好吗？”

　　“林董事长出‘国’开会5天，等他回来再跟您联络好吗？”

　　“请业务部所有同仁到第一会议室开会。”

　　“跨部门会议在下周一举行，请各部门主管将时间空出来。”

　　“太夸张了，没会议室怎么开会，这个礼拜公司所有会议室全被预约了。” ……。

　　部门会议、营销会议、业务会议、绩效会议、协调会议、视讯会议、跨部门合作会议……，各式各样的会议，让经理人分身乏术、开到呕吐。

　　套句法国文豪巴尔扎克(Honore de Balzac)的名言：“我不在咖啡馆，就在前往咖啡馆的路上。”对多数经理人及管理阶层来说，工作生涯的写照是：“我不在开会，就是在前往开会的路上。”

　　在工作上担任的职级越高，责任越重，需要沟通、协调、评估、决策的事项越多，自然参与会议也就越多。常听很多主管哀叹道：“开会是我的主要业务，一天照三顿开，外加宵夜场，放着一大堆事没时间做，我简直快变成开会机器人了。”

　　不开无效的会议

　　根据研究调查显示，一般的主管在一星期中，平均有一半时间是耗在开会上。已故管理大师彼得•德鲁克(Peter F. Drucker)指出，要做一位有效的管理者，很重要的一件事是：不开无效的会议。

　　他强调，如果开会没有效果，会议就是浪费时间。会议必须有效果，主管才能创造高效能。

　　德鲁克曾于《哈佛商业评论》(Harvard Business Review)为文指出，开一场会议要有效果，与会者必须要有高度的自律能力，会议主持人必须判断应召开何种类型的会议，不能随意改变会议的型态，而且要确定与会者都能切中要点。

　　达成会议的目标之后，就立刻结束会议，不要再扯出别的议题来讨论，而开完会的后续追踪更是不能忽略。 德鲁克强调，要让会议有效率，首先需决定会议的类型。

　　针对不同的会议，会前准备的功夫也不同。举例来说，如果是要宣布重大消息的会议，例如：组织进行变革，此时，会议的重点在于宣布事项，同时展开讨论。

　　又如：某一位成员要在会议中提出专题报告，那会议就需聚焦在报告的内容，讨论的事项不能超出报告的内容；如果是多位或全体与会者都需提出报告的会议，这种会议不应该进行任何讨论，如果要讨论，也只锁定在需要厘清的问题上。

　　另一种方式是，在每个人报告之后进行简短的讨论，所有与会者都可以提出问题，如果采取这种方式，不需要在开会前将所有报告先发给与会者，而且在会议中要设定每个人的发言时间，例如：每人进行15分钟的报告。

　　在德鲁克眼中，艾佛烈•史隆(Alfred Sloan)是一位最具效能的企业领导人，史隆于1920到1950年执掌通用汽车(General Motors)，德鲁克赞许史隆非常擅长开有效的会议及后续追踪：“一星期6个工作天，史隆大部分时间都在开会，其中3天开正式的委员会，另外3天与通用的一个主管或一群主管开项目会。

　　正式会议开始时，他会先宣布会议目的，然后仔细聆听，他从来不做笔记，除了澄清疑点之外，几乎不发言。会议结束时，他会进行总结，感谢每一位与会者的参与。

　　随后他会写一分简短的备忘录，寄给与会的每一个人，备忘录的内容是会议结论的总结，包括：针对同样议题再次召开会议或进行研究、任务完成的期限、负责的主管等。”

　　德鲁克强调，史隆写的每一张会议备忘录都堪称杰作，善用这些备忘录，让史隆成为极为优秀的高效主管。

　　(摘自台湾《能力杂志》2008年10月号 作者：吕玉娟)